新指名カード。

昨日も書きましたが、今月の懇親会から「指名カード」が新しくなりました。

といっても、用紙に色がついただけですけどね。

色は三色で優先順位もつけました。

赤が一番、緑が二番、黄色が三番です。

４人目以降は白色で事前に配っていません。

余裕があれば受け付けることにして、代表とスタッフ席に用意していました。

３色の用紙は、ご本人の名簿の番号と名前を前もって印刷してありますので、お話したい相手の番号と名前を記入するだけです。

あとはスタッフ席に提出して頂ければ、お呼びするまで待機です。

同じ席の方々と歓談するもよし、代表のところで「紹介カード」を閲覧するもよしです。

もちろんお食事を続けられてもいいです。

皆さんが思い思いにお過ごしの間、スタッフは必死に“指名トーク”の準備に勤しみます。

受け取った「指名カード」は、まず相手の番号と名前が間違っていないか確認します。

前はご本人の番号と名前も記入して貰っていたので、こちらも間違っていないか確認していましたが、今回は不要ですので時間の短縮が出来ます。

確認した「指名カード」は、次に色分けしていきます。

赤が一番目なので、赤色のカードから先着順に、『呼び出し表』に記入していきます。

『呼び出し表』は、席番号のところに“指名トーク”を希望する本人とお相手の方の名前を書き、“指名トーク”の席へ、お呼び出しする時につかいます。

一回に１５組（３０名）分の席を用意してもらいます。（ホテルの係りの方、いつもありがとうございます）

一斉に男性１５名をマイクでお呼びし、次に女性を１５名お呼びします。

表の通りにお一人ずつ席番号を伝えて席についてもらい、約１０分お話してもらいます。

そうやって、計５回行います。

ま～こんな感じで、緑や黄色の用紙の分も表に書き込んで“指名トーク”を行うわけです。

さて、ここで用紙の色分けがどういう風に役立つのか、というと・・・。

何度か懇親会に参加された方は、慣れているので早い段階で「指名カード」を出してきます。

そうすると、以前は先着順に『呼び出し表』に記入していたので、早く出した方は確実に３人とお話が出来ます。

人気のある方などは、あっという間に５回目まで指名されてしまいますので、６番目以降に申し込まれた方には、「今回は申し訳ありませんが・・・」とお伝えしていました。

早いもの順なので仕方が無いといえばそうなので、そこはあまり気にしないんですけどね。

ただ問題なのは、この人気のある方ご本人が希望した場合なんですよね。

希望する相手がすでに申し込んでいた中にいれば問題ないんですが、中々そうは上手くいかなくて。

前はその人気者な方に、自分が書いたカードを優先するか、申し込んでくれた方のを優先するか聞いていました。

今回のように参加者が多いこの状況で確認している時間が取れるかどうか。

あと、初めて参加される方は、やっぱり「紹介カード」を出してくるのは遅いので、誰とも話せないで終わってしまったら申し訳ないな～～と。

参加人数が５０人前後であれば、そんなことはそうそう無いはずなんですけど。

それと、最初は「指名カード」の受付は３枚までとしていますが、時々一度に４枚出してくる方がいたんですよね。

その都度どの方の分を後回しにするか、確認しなくてはいけなかったので、結構大変でした。

それもあって色々考えた末に、「指名カード」を色分けして優先順位もつけてと、工夫してみることにしたのでした。

おかげさまで、作業効率が上がったような気がします。

赤色の用紙分は全てお呼びすることが出来ましたしね。

残念だったのは、緑色のが１枚と黄色のが１０枚くらい分、お呼びすることが出来なかったことです。

５回目まで相手の方がすでに入っていて駄目だったのと、諸事情で先にお帰りになった方への申し込み分でございました。

でもまあ、３枚出して一度も呼ばれなかったということは無かったはずですので、概ね成功だったのではないかな？

そのうち聞こえてくるであろう会員様からの評価を、ドキドキしながら待つことにします。